تؤدي القدرة على التواصل بموضوعية وفعالية إلى المزيد من العملاء الراضين ، والإشارات ، وبشكل عام ، صورة أفضل عبر الإنترنت. من ناحية أخرى ، إذا لم تفعل ذلك ، فستكون سمعتك سيئة ، وسيكون عملاؤك غير سعداء ، وبالطبع ستنخفض مبيعاتك.

مدونة فكرة تعرض لك أهم النصائح في كيف ترد على الزبائن؟ :

1_ تأكد من انك لديك كل المعلومات التي تحتاجها للرد

سيوفر لك نظام دعم العملاء الممتاز متعدد القنوات جميع المعلومات التي تحتاجها. يتضمن ذلك اسم العميل والوقت الذي تم فيه طلب العميل والعلامات ذات الصلة. للتأكد من أن إجابتك تحل مشكلة العميل ، تحقق من كل شيء.

لمزيد من المعلومات لديك عن العميل ومشكلته ، وفرصة أفضل لديك لحلها.

2_تجنب التعقيدات الغير ضرورية

اقرأ وافهم ردودك-المصطلحات والكلمات والجمل الطويلة والمعقدة والخطوط البراقة التي قد لا يدعمها جهاز العميل - يجب تجنبها لتحقيق أفضل النتائج للعميل.

3_استخدم لغة العميل

كقاعدة عامة ، يستخدم معظم العملاء لغة طبيعية ومحادثة عند الإرسال إلى خدمة العملاء. تحتاج إلى الرد بطريقة أو لغة مماثلة للغة التي يفضلون التواصل معك. الى جانب ذلك ، فإنه يساعد على تجنب العملاء الذين يشعرون أنهم يقومون بهذه المهمة.

4_اسأل الاسئلة بطريقة محترفة ومحترمة

عندما لا يعرف ممثل خدمة العملاء ما تقوله ، ولكنه لا يطلب توضيحا ، فلن يكون الأمر محبطا لا ترتكب هذا الخطأ ، وتأكد من أن ردك احترافي ومحترم.

5_اتبع القواعد الثلاثة عند طرح سؤال

اسألتك ستكون اكثر وضوح اذا كانوا:

بسيطة. اجعل الامر سهل؛ الاسئلة المعقدة لا تشجع العملاء على الرد.
قصيرة. اجعل كل سؤال قصير باكبر قدر ممكن وتأكد من انك لا تسأل الكثير من تلك الاسئلة؛فقط سؤال او اثنين في الرسالة!
محددة. ركز على مشكلة واحدة في كل سؤال لتجنب عدم الوضوح وصعوبة الفهم.

6_ استخدم التصميم للمعلومات المهمة

إذا كان ردك يحتوي على شيء مهم للغاية ، فتأكد من استخدام السماكة أو التسطير لتوضيح الرسالة. على سبيل المثال ، يمكن أن تكون هذه معلومات مهمة يحتاج العملاء إلى تذكرها لتحقيق أهدافهم.

7_ راجع دائما 

الأخطاء الساذجة ، مثل الأخطاء الإملائية عند الاستجابة لطلبات العملاء ، تجعل خدمة العملاء تبدو وكأنها هاوية. لذا ، دعنا نلقي نظرة سريعة قبل الضغط على "إرسال" ، والذي ينطبق أيضا على الجمل غير المكتملة والأسماء الخاطئة وغير ذلك الكثير.